Comment respecter le RGPD en immobilier ? Le guide

Le RGPD, vous en avez forcément entendu parler. Mais dans un secteur comme l’immobilier neuf, où chaque transaction implique une collecte massive de données personnelles, respecter ce règlement devient un véritable défi. Nom, email, revenus, numéro de téléphone : ces informations, essentielles pour votre activité, doivent être protégées et traitées dans les règles. Découvrez dans ce guide tout ce que vous devez savoir pour appliquer le RGPD en immobilier et comment transformer cette obligation réglementaire en véritable levier de confiance pour vos clients.

Sommaire : 

1. En quoi le RGPD concerne-t-il l’immobilier ?
2. RGPD immobilier : quelle est la durée de conservation des données personnelles de vos clients ?
3. 8 obligations des professionnels de l'immobilier neuf en matière de RGPD
   
   1. Informer les clients de l’utilisation de leurs données
   2. Obtenir le consentement des clients
   3. Garantir la sécurité des données
   4. Permettre aux clients d’exercer leurs droits
   5. Limiter la conservation des données
   6. Tenir un registre des traitements
   7. Déclarer les violations de données
   8. Former les équipes à la conformité RGPD
4. RGPD en immobilier : ce qu’il faut retenir

‍En quoi le RGPD concerne-t-il l’immobilier ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) s'applique à toute organisation qui traite des données personnelles, qu'elle soit publique ou privée. Ce règlement a une portée territoriale, c’est-à-dire qu’elle touche toutes les entreprises situées dans l'Union européenne. 

Les professionnels de l’immobilier neuf manipulent quotidiennement de nombreuses données personnelles : ils doivent donc respecter les exigences de ce règlement. Nom, prénom, adresse email, sources de revenus, numéro de téléphone des clients : toute information permettant d'identifier un individu est considérée comme une donnée personnelle. Dans le secteur immobilier, toutes les données collectées pour la prospection ou la vente sont régies par le RGPD. 

RGPD immobilier : quelle est la durée de conservation des données personnelles de vos clients ?

Avec le RGPD en immobilier, il est interdit de conserver les données personnelles de vos clients de manière indéfinie après leur collecte. Pour déterminer la durée pendant laquelle vous pouvez garder les données recueillies auprès de vos clients et prospects, vous devez l'établir vous-même, en fonction de l'objectif pour lequel ces données ont été collectées. Selon les recommandations de la CNIL, la conservation des données se découpe généralement en trois phases :

• La conservation en base active : c'est la période nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel les données ont été collectées, comme la conclusion d'une transaction immobilière.
• L'archivage intermédiaire : cette phase s'applique aux dossiers clos qui peuvent encore nécessiter un accès occasionnel aux données, par exemple pour gérer un litige ou répondre à une obligation légale, même si la personne concernée n'est plus un client actif.
• L'archivage définitif : à ce stade, les données qui ne sont plus nécessaires sont soit supprimées, soit archivées à des fins statistiques ou juridiques, sous une forme restreinte ou anonymisée.

8 obligations des professionnels de l'immobilier neuf en matière de RGPD

1. Informer les clients de l’utilisation de leurs données

Les professionnels doivent être transparents sur l’utilisation des données personnelles. Vous devez donc expliquer : 

• pourquoi ces données sont collectées ;
• comment elles seront utilisées ;
• combien de temps, elles seront conservées. 

Ces informations doivent être communiquées de manière claire, concise et compréhensible. Il est donc indispensable d’utiliser un langage simple et d’éviter les termes techniques ou juridiques complexes. Par exemple, il peut être utile de fournir une notice d’information au moment de la collecte, qui mentionne les finalités précises, les bases légales et les droits des clients.

2. Obtenir le consentement des clients

Le consentement des clients doit être libre, éclairé et explicite avant toute collecte ou traitement de données. Cela signifie qu’un formulaire prérempli ou une case déjà cochée ne suffisent pas ! Le consentement doit être donné par une action claire, comme cocher une case dédiée. Également, les clients doivent pouvoir retirer leur consentement à tout moment et sans difficulté. Les professionnels de l’immobilier doivent par ailleurs garder une preuve de ce consentement, en cas de contrôle par la CNIL. 

3. Garantir la sécurité des données

Les professionnels de l’immobilier doivent protéger les données personnelles collectées contre tout accès non autorisé, perte ou altération. Il faut donc mettre en place des mesures techniques : l’utilisation de systèmes informatiques sécurisés, le chiffrement des données sensibles ou encore des mots de passe robustes. Mais la sécurité ne s’arrête pas à la technologie. Elle implique également une gestion stricte des accès : seules les personnes autorisées doivent pouvoir consulter ou manipuler les données. Des audits réguliers sont utiles pour vérifier l’efficacité des dispositifs de sécurité et de détecter d’éventuelles vulnérabilités.

4. Permettre aux clients d’exercer leurs droits

Le RGPD en immobilier donne aux clients des droits spécifiques sur leurs données et les professionnels doivent les respecter. Les clients peuvent demander à : 

• consulter les données les concernant (droit d’accès) ;
• les corriger en cas d’erreur (droit de rectification) ;
• s’opposer à leur traitement ou encore demander leur suppression. 

Les agences doivent mettre en place des procédures claires pour répondre rapidement à ces demandes, idéalement dans un délai d’un mois. Petit conseil : fournir un point de contact dédié (comme une adresse email RGPD) facilite ces échanges.

5. Limiter la conservation des données

Les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour les finalités définies. Une fois la finalité atteinte, elles doivent être supprimées ou archivées de manière sécurisée. Les professionnels doivent définir des durées précises pour chaque type de donnée, comme celles liées aux prospects (par exemple, 1 an après le dernier contact) ou aux transactions (par exemple, 5 ans pour répondre à des obligations légales). Cette gestion stricte permet de réduire les risques liés aux violations de données et de rester conforme au RGPD en immobilier.

6. Tenir un registre des traitements

Le RGPD en immobilier impose aux entreprises de documenter tous les traitements de données dans un registre. Ce registre doit comprendre : 

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données collectées ;
• les bases légales ;
• les destinataires éventuels ;
• les mesures de sécurité appliquées. 

Ce registre est essentiel pour prouver la conformité en cas de contrôle par la CNIL. Les professionnels doivent le tenir à jour et le consulter régulièrement pour identifier les ajustements nécessaires.

7. Déclarer les violations de données

En cas de fuite ou de violation de données, les professionnels doivent agir rapidement. Toute violation doit être déclarée à la CNIL dans un délai de 72 heures, avec des détails sur la nature de l’incident, les données concernées et les mesures prises pour y remédier. Si la violation présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, ces dernières doivent également être informées sans délai. 

8. Former les équipes à la conformité RGPD

Toutes les personnes manipulant des données personnelles au sein d’une structure immobilière doivent connaître les règles à respecter. Organiser des formations régulières permet de sensibiliser les équipes aux enjeux de la protection des données, de prévenir les erreurs et de garantir le respect des obligations. Dans le cadre du RGPD en immobilier, vous êtes ainsi certain que chaque collaborateur sait que faire en situation réelle !

🧐 Bon à savoir : Selon la taille ou l’activité de votre structure, la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) n’est pas obligatoire, mais peut s’avérer nécessaire ou fortement recommandée par la CNIL.

Protégez vos données avec OTAREE, une plateforme conforme au RGPD : gérez vos contacts et transactions en toute sécurité, dans le respect des normes RGPD pour garantir la confidentialité de vos données et celles de vos clients. Optez pour une gestion efficace, transparente et en toute conformité. 

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RGPD en immobilier : ce qu’il faut retenir

Respecter le RGPD en immobilier, ce n’est pas seulement une obligation légale : c’est aussi un gage de professionnalisme et de transparence. En protégeant les données personnelles de vos clients, vous renforcez leur confiance, améliorez vos processus internes et réduisez les risques juridiques. Avec des pratiques adaptées et des équipes formées, le RGPD devient un levier pour optimiser votre activité. Faites-en une force et montrez que votre agence place la confiance et la sécurité au cœur de son action !

Quelles sont les règles RGPD ?

Le RGPD impose plusieurs règles clés :

• Informer les personnes sur l’utilisation de leurs données
• Obtenir un consentement explicite avant toute collecte ou traitement
• Garantir la sécurité des données contre les accès non autorisés
• Permettre l’exercice des droits (accès, rectification, suppression, opposition)
• Limiter la durée de conservation des données à ce qui est strictement nécessaire
• Tenir un registre des traitements pour documenter l’utilisation des données
• Déclarer les violations à la CNIL dans un délai de 72 heures

Qu'est-ce que le RGPD interdit ?

Le RGPD interdit :

• La collecte de données sans consentement explicite ou sans finalité légitime
• Le stockage des données personnelles indéfiniment, sans raison valable
• Le partage de données sans autorisation préalable de la personne concernée
• L’accès non sécurisé aux données, exposant ces dernières à des risques de violation
• Le traitement des données sensibles (santé, opinions politiques, etc.) sans base légale explicite